Privacy Policy
1. Who we are
Eastern Smiles Medical Complex (مجمع بسمات الشرقية الطبي) operates dental clinics in the Eastern Province of Saudi Arabia, with branches in Anak, Al Shatee and Al Noor. We are the data controller for the personal data described here.
Our patient messaging and clinic management software (eCRM) is provided and operated on our behalf by Online House (مؤسسة البيت المتصل التجارية), a Saudi technology provider acting as our data processor under contract. Our connection to the WhatsApp Business Platform runs through a Meta application registered to Eastern Smiles Medical Complex, which is used only to deliver the services described in this policy.
2. What we collect
- Contact details: your name and phone number, and your WhatsApp or Telegram identifier when you message us.
- Messages: the text, images, documents and voice notes you send us, and our replies, together with delivery and read timestamps.
- Appointment and visit information needed to answer you, such as the date of your appointment, the branch and the treating doctor.
- Technical records of message delivery, for example whether a message was delivered or failed, kept for troubleshooting and audit.
We do not ask for and do not need your payment card details, passwords or government identifiers through messaging. If you send them, we delete them from the conversation on request.
3. How we use it
- Appointment reminders, confirmations, rescheduling and recall notices.
- Replies to your questions, complaints and suggestions.
- Notices about your treatment, results, packages you purchased and payments due.
- Offers and promotions, only when you have agreed to receive them. You can stop them at any time (section 7).
- Internal quality review, staff training and audit of how we handled your request.
4. Legal basis
We process personal data under the Saudi Personal Data Protection Law (PDPL) and its regulations. Service messages about your care and appointments are necessary to provide the healthcare services you requested. Promotional messages are sent only with your consent. Health information is handled under the additional protections the law gives to sensitive data.
5. Messaging channels and third parties
- WhatsApp Business Platform (Meta Platforms, Inc.). Messages sent to and from our WhatsApp numbers pass through Meta's WhatsApp Cloud API. Meta processes them under the WhatsApp Privacy Policy and the WhatsApp Business terms. We do not use Meta advertising tools with your messaging data.
- Telegram (Telegram FZ-LLC). If you choose to contact us on Telegram or opt in to Telegram notifications, messages pass through Telegram's servers under Telegram's privacy policy. Telegram verification codes are delivered through Telegram's Gateway service.
- Hosting. Message records are stored on servers at our clinic branches in Saudi Arabia and on a relay server operated for us by Online House. Access is limited to authorised staff.
We do not sell personal data and we do not share it with advertisers or data brokers. We share it only with the processors above, with your insurer when you ask us to bill them, and with authorities when the law requires it.
6. How long we keep it
Messages that form part of your care become part of your patient record and are kept for the period Saudi health regulations require for medical records. Other messages, such as general enquiries, are kept for up to 24 months. Technical delivery logs are kept for up to 12 months. When the retention period ends, or when you ask us to delete data we are not required to keep, we delete it.
7. Your rights and choices
- Access and correction: ask us for a copy of the personal data we hold about you, or ask us to correct it.
- Deletion: ask us to delete your data. See Data deletion instructions below.
- Withdraw consent: stop promotional messages at any time by replying STOP or إيقاف to any message, or by telling reception. Service messages about booked appointments continue unless you also ask us to stop them.
- Complain: you may contact the Saudi Data & AI Authority (SDAIA) as the competent authority if you believe your rights were not respected.
8. Data deletion instructions
To request deletion of your personal data, do one of the following:
- Send the message "Delete my data" or "احذف بياناتي" from your phone number to any of our WhatsApp numbers or to our Telegram account; or
- Email CEO@easternsmiles.sa or call +966133443370 with your name and the phone number you used.
We confirm receipt within 5 working days and complete the deletion within 30 days. Messages that are part of your medical record are kept for the legally required period; we tell you what was deleted and what must be retained and why. Deleting your data on our side does not delete copies in your own WhatsApp or Telegram app.
9. Security
Messages travel encrypted between your phone, the messaging provider and our systems. Access to conversations is limited to staff who need it for your care, is tied to individual accounts and is logged. Stored credentials for the messaging platforms are encrypted.
10. Children
Our messaging services are intended for adults. Appointments and messages about a child are handled with the child's parent or guardian.
11. Changes to this policy
We update this page when our practices change and show the effective date at the top. Significant changes are announced through the same channels you use to reach us.
12. Contact
Eastern Smiles Medical Complex (مجمع بسمات الشرقية الطبي), Eastern Province, Saudi Arabia.
Privacy requests: CEO@easternsmiles.sa · +966133443370
Technology provider: Online House (مؤسسة البيت المتصل التجارية), Saudi Arabia.
سياسة الخصوصية
1. من نحن
يدير مجمع بسمات الشرقية الطبي عيادات أسنان في المنطقة الشرقية بالمملكة العربية السعودية، بفروع في عنك والشاطئ والنور. نحن الجهة المتحكمة بالبيانات الشخصية الموضحة في هذه السياسة.
يتولى تشغيل نظام مراسلة المرضى وإدارة العيادة (eCRM) نيابةً عنا مؤسسة البيت المتصل التجارية، وهي مزوّد تقني سعودي يعمل بصفة معالج للبيانات بموجب عقد. ويتم ربطنا بمنصة واتساب للأعمال عبر تطبيق ميتا مسجّل باسم مجمع بسمات الشرقية الطبي، ويُستخدم فقط لتقديم الخدمات الموضحة هنا.
2. ما الذي نجمعه
- بيانات التواصل: اسمك ورقم هاتفك ومعرّفك في واتساب أو تيليجرام عند مراسلتنا.
- الرسائل: النصوص والصور والمستندات والرسائل الصوتية التي ترسلها لنا وردودنا عليها، مع أوقات التسليم والقراءة.
- معلومات المواعيد والزيارات اللازمة للرد عليك، مثل تاريخ الموعد والفرع والطبيب المعالج.
- سجلات تقنية لتسليم الرسائل، مثل ما إذا تم تسليم الرسالة أو تعذر ذلك، للتشخيص والتدقيق.
لا نطلب ولا نحتاج بيانات بطاقتك البنكية أو كلمات المرور أو أرقام الهوية عبر المراسلة. وإذا أرسلتها، نحذفها من المحادثة بناءً على طلبك.
3. كيف نستخدمها
- تذكير بالمواعيد وتأكيدها وإعادة جدولتها وإشعارات المراجعة.
- الرد على استفساراتك وشكاواك واقتراحاتك.
- إشعارات تخص علاجك ونتائجك والباقات التي اشتريتها والمدفوعات المستحقة.
- العروض والترويج، فقط عند موافقتك على استلامها، ويمكنك إيقافها في أي وقت (البند 7).
- مراجعة الجودة الداخلية وتدريب الموظفين وتدقيق طريقة معالجة طلبك.
4. الأساس النظامي
نعالج البيانات الشخصية وفق نظام حماية البيانات الشخصية السعودي ولوائحه. رسائل الخدمة المتعلقة برعايتك ومواعيدك ضرورية لتقديم الخدمة الصحية التي طلبتها. أما الرسائل الترويجية فلا تُرسل إلا بموافقتك. وتُعامل المعلومات الصحية وفق الحماية الإضافية التي يقررها النظام للبيانات الحساسة.
5. قنوات المراسلة والأطراف الثالثة
- منصة واتساب للأعمال (Meta Platforms, Inc.). تمر الرسائل من وإلى أرقامنا عبر واجهة WhatsApp Cloud API التابعة لميتا، وتعالجها ميتا وفق سياسة خصوصية واتساب وشروط واتساب للأعمال. لا نستخدم أدوات ميتا الإعلانية مع بيانات مراسلاتك.
- تيليجرام (Telegram FZ-LLC). إذا اخترت التواصل معنا عبر تيليجرام أو الاشتراك في إشعاراته، تمر الرسائل عبر خوادم تيليجرام وفق سياسة خصوصية تيليجرام. وتُرسل رموز التحقق عبر خدمة Telegram Gateway.
- الاستضافة. تُخزَّن سجلات الرسائل على خوادم في فروع المجمع داخل المملكة وعلى خادم وسيط تديره لنا مؤسسة البيت المتصل، ويقتصر الوصول على الموظفين المخوّلين.
لا نبيع البيانات الشخصية ولا نشاركها مع المعلنين أو وسطاء البيانات. نشاركها فقط مع المعالجين المذكورين أعلاه، ومع شركة التأمين عندما تطلب منا الفوترة لها، ومع الجهات الرسمية عندما يلزم النظام بذلك.
6. مدة الاحتفاظ
الرسائل التي تشكل جزءًا من رعايتك تصبح جزءًا من ملفك الطبي وتُحفظ للمدة التي تقررها الأنظمة الصحية السعودية للسجلات الطبية. وتُحفظ الرسائل الأخرى، مثل الاستفسارات العامة، لمدة تصل إلى 24 شهرًا. وتُحفظ سجلات التسليم التقنية لمدة تصل إلى 12 شهرًا. وعند انتهاء المدة، أو عند طلبك حذف بيانات لسنا ملزمين بحفظها، نحذفها.
7. حقوقك وخياراتك
- الاطلاع والتصحيح: اطلب نسخة من بياناتك الشخصية لدينا أو اطلب تصحيحها.
- الحذف: اطلب حذف بياناتك. انظر تعليمات حذف البيانات أدناه.
- سحب الموافقة: أوقف الرسائل الترويجية في أي وقت بالرد بكلمة إيقاف أو STOP على أي رسالة، أو بإبلاغ الاستقبال. وتستمر رسائل الخدمة الخاصة بالمواعيد المحجوزة ما لم تطلب إيقافها أيضًا.
- الشكوى: يمكنك التواصل مع الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) بصفتها الجهة المختصة إذا رأيت أن حقوقك لم تُحترم.
8. تعليمات حذف البيانات
لطلب حذف بياناتك الشخصية، اتبع إحدى الطرق التالية:
- أرسل الرسالة «احذف بياناتي» أو "Delete my data" من رقم هاتفك إلى أي من أرقام واتساب الخاصة بنا أو إلى حسابنا في تيليجرام؛ أو
- راسلنا على CEO@easternsmiles.sa أو اتصل على +966133443370 مع ذكر اسمك ورقم الهاتف الذي استخدمته.
نؤكد استلام الطلب خلال 5 أيام عمل ونكمل الحذف خلال 30 يومًا. وتُحفظ الرسائل التي تشكل جزءًا من ملفك الطبي للمدة النظامية، ونبلغك بما تم حذفه وما يجب الاحتفاظ به وسبب ذلك. ولا يؤدي حذف بياناتك لدينا إلى حذف النسخ الموجودة في تطبيق واتساب أو تيليجرام على جهازك.
9. الأمان
تنتقل الرسائل مشفّرة بين هاتفك ومزوّد المراسلة وأنظمتنا. ويقتصر الوصول إلى المحادثات على الموظفين الذين يحتاجونها لرعايتك، ويرتبط بحسابات فردية ويُسجَّل. وتُشفَّر بيانات الاعتماد المخزنة لمنصات المراسلة.
10. الأطفال
خدمات المراسلة لدينا مخصصة للبالغين. وتُدار مواعيد الأطفال ورسائلهم مع الوالد أو ولي الأمر.
11. التغييرات على هذه السياسة
نحدّث هذه الصفحة عند تغيّر ممارساتنا ونعرض تاريخ السريان في أعلاها. وتُعلن التغييرات الجوهرية عبر القنوات نفسها التي تتواصل معنا من خلالها.
12. التواصل
مجمع بسمات الشرقية الطبي، المنطقة الشرقية، المملكة العربية السعودية.
طلبات الخصوصية: CEO@easternsmiles.sa · +966133443370
المزوّد التقني: مؤسسة البيت المتصل التجارية، المملكة العربية السعودية.